مهام موظف الاستقبال فِيْ الفنادق

مسئولية موظف استقبال الفندق

موظف الاستقبال هُو الشخص الذي يستقبل زوار المؤسسة التي يعمل فِيْها، ويرد على المكالمات الهاتفِيْة وينظر فِيْ هدف هذه المنظمة ؛ نظرًا لأنه يعمل فِيْ بهُو المؤسسة، فهُو المكان الأول الذي يدخل إليه الزوار ويتفاعلون من خلاله مع المؤسسة، وخاصة الزوار الجدد، الذين يتكون انطباعهم الأول من كَيْفَِيْة تفاعل موظف الاستقبال معهم.

هناك العديد من المهام لموظفِيْ استقبال الفندق ولا تختلف المهام من مؤسسة لأخرى باستثناء بعض الأسماء والمهام الثانوية.

1- أهلا وسهلا

إن حسن استقبال الزائرين هُو أول ما يفعله موظف الاستقبال، ومن المستحسن أن يكون مرحًا ولطيفًا مع الزائرين لأنه يتطلب صبرًا، وعليه مرافقة الزائرين إلَّى الوجهة المقصودة وعليه التأكد من نظافة المكان. منطقة الاستقبال وجعلها مرتبة ومنظمة وبها جميع الموارد التي تخدم الزائر.

2- تقديم المعلومات

يحاول موظف الاستقبال تزويد العميل بجميع المعلومات التي يهتم بها، مثل سعر الغرفة وموقع الغرفة المتاحة، ومن مهام موظف الاستقبال فِيْ الفنادق أيضًا إصدار كشوفات للعملاء فِيْ إذا تم طلبها.

3- تقديم الخدمات للزوار

يعمل موظف الاستقبال على تقديم خدمات متنوعة لسكان الفندق حيث يحاولون دائمًا تلبية متطلبات العميل، وتشمل هذه الخدمات ليس فقط التعامل مع متطلبات العميل ولكن أيضًا التواصل مع الأطراف المختلفة فِيْ الفندق لضمان تلبية متطلبات العميل . للعملاء عَنّْد الخروج والدخول والفواتير للعميل، إذا طلب ذلك. وتشمل الخدمات التي يقدمها تأكيد الحجوزات التي أجراها العميل، والرد على مكالمات العملاء وأسئلتهم.

4- تنظيم الاجتماعات

يعد تنظيم اجتماعات العميل أو مواعيد الاجتماعات إحدى مهام موظف استقبال الفندق، حيث ستجد أنه يحدد مع العملاء الوقت المناسب لتنفِيْذ الأنشطة المعينة.

5- القيام بالمراقبة

تعتبر مراقبة دخول العملاء إلَّى المنشأة من أسهل مهام موظف استقبال الفندق ؛ نظرًا لأنه لا يتطلب سوى قوة الملاحظة، يجب عليك مراقبة سلوك العميل الذي تتعامل معه. بينما تلاحظ سلوكًا غير طبيعي ومريب لدى العميل، يجب عليك اتخاذ الإجراء اللازم فِيْ تلك اللحظة.

6- إدخال البيانات

من متطلبات مهنة الاستقبال التعامل مع كَمْية كبيرة من بيانات العميل وإدخال هذه البيانات فِيْ نظام المؤسسة التي تعمل بها، مما يمنحك مسؤولية حفظ السجلات والجدولة حسب الأولويات، مع الإعداد والتنفِيْذ. بالإضافة إلَّى طباعة العمل وإرسال الرسائل.

المهارات التي يجب أن يتمتع بها موظف الاستقبال

تتطلب مهام موظف الاستقبال بالفندق استخدام بعض المهارات العلمية والشخصية التي تساعد فِيْ تجاوز العقبات أمام الموظف وتسمح له بالقيام بواجباته، وسوف نتخيل ذلك الآن فِيْ الفقرات التالية

أولاً المهارات العلمية

موظف الاستقبال هِيْ إحدى المهن التي قد لا تتطلب أحيانًا درجات أكاديمية للعمل، وهذا يعتمد على حجم المؤسسة التي تعمل بها. على سبيل المثال، غالبًا ما لا يتطلب العمل كَمْوظف استقبال فِيْ العيادات مؤهلات أعلى، ولكن يمكنك العمل طالما لديك شهادة الدراسة الثانوية.

أما بالنسبة للمؤسسات الكبيرة فهِيْ تتطلب الحصول على مؤهل أعلى ودراسة بعض التخصصات الإدارية ومنها “إدارة الفنادق” التي تهدف إلَّى دراسة كل ما يتعلق بإدارة جميع المؤسسات التي تتعامل مع السائحين، مع دراسة كَيْفَِيْة الضيافة والمرجع نفسه. • تأسيس العلاقة بين الفندق والمجالات الأخرى مثل تكنولوجيا المعلومات والتسويق والعلاقات العامة والتمويل وغيرها.

ثانيًا المهارات الشخصية

قد لا يكون البعض مناسبًا لهذا المجال على الرغم من امتلاكهم مؤهلات عالية فِيْ هذا المجال وهذا يرجع إلَّى عدم كفاية طبيعتهم الشخصية لهذا المجال ويجدون صعوبة فِيْ التعامل مع الأشخاص، لذلك هناك مهارات شخصية معينة تحتاج إلَّى أن تكون مناسب لهذه المهنة ومنها

1- مهارات الاتصال

تتطلب واجبات موظف الاستقبال فِيْ الفنادق أو المؤسسات الأخرى القدرة على التواصل مع الآخرين، والقدرة على تلقي المعلومات وتقديمها، والتوصل إلَّى أفكار مفهُومة.

يتطلب أيضًا الاستمتاع بالسلوكيات الشخصية مثل اللطف والثقة والتعاطف والاحترام، بالإضافة إلَّى القدرة على فهم لغة الجسد والعلامات، ويكون التواصل فِيْ معظم الأوقات وجهًا لوجه، لذلك يجب أن يكون الكلام واضحًا ومفهُومًا بالنسبة لك. تفضيل. نبرة الصوت المناسبة.

2- مهارات القيادة

يمكن استخدام المهارات القيادية التي تميز شخصية موظف الاستقبال لتحقيق الأهداف المشتركة لموظفِيْ المنظمة، حيث إنه قادر على بناء فريق قوي ومتماسك قادر على تحقيق الأهداف المرجوة مع زيادة إنتاجية الموظف. القائد الناجح لديه ما يلي

الحدس والتعلم.
التطلع إلَّى المستقبل وإلهام الآخرين.
القدرة على التطور والتغيير.
القدرة على حل النزاعات.
القدرة على التدريس والإشراف على الآخرين وإسناد المهام.
القدرة على تحمل المسؤولية.
النزاهة والاستقلالية.
القدرة على تكوين علاقات قوية.
القدرة على التواصل بشكل فعال.
إدارة الذات والآخرين.
القدرة على حل المشاكل.
لديهم مهارات العمل الاستراتيجي.

3- مهارات الحاسوب

من الصعب الآن الاستغناء عَنّْ مهارات الكَمْبيوتر، التي يعتمد عليها سوق العمل اليوم، والمهارات الجسدية هِيْ التي تسمح لك بالعمل مع أجهزة الكَمْبيوتر وبرامج Microsoft.

ترجع ضرورة وجود موظف استقبال إلَّى حَقيْقَة أن واجبات موظف الاستقبال فِيْ الفندق تشمل إدخال بيانات العميل فِيْ أجهزة الكَمْبيوتر وتتطلب وظيفة موظف الاستقبال معرفة مهارات الكَمْبيوتر البسيطة مثل

القدرة على فتح وتشغيل أجهزة الكَمْبيوتر.
القدرة على معالجة النصوص باستخدام /.
القدرة على جدولة البيانات باستخدام /.
القدرة على تقديم تمثيلات مرئية للمعلومات باستخدام البرنامج.
القدرة على استخدام تطبيقات الاتصال مثل

4- الاستماع الفعال

تتطلب واجبات موظف استقبال الفندق القدرة على الاستماع للآخرين والتركيز على ما يقولونه لك، حيث يجد البعض صعوبة فِيْ التركيز على سماع وفهم الآخرين لأنهم مشغولون بما يدور فِيْ رؤوسهم.

بالإضافة إلَّى منحك الفرصة لكسب احترام الآخرين، وبناء علاقات قوية، وجمع معلومات كافِيْة من شأنها أن تؤدي إلَّى قدرتك على تحقيق أفضل النتائج، فإن القدرة على الاستماع إلَّى الآخرين ستحسن أيضًا قدرتك على حل النزاعات.

5- مهارات تعدد المهام

هناك العديد من المهام لموظفِيْ الاستقبال فِيْ الفنادق، لذا فإن قدرتك على التحلي بالمرونة والقيام بأكثر من وظيفة فِيْ نفس الوقت ستجعلك مناسبًا لبيئة العمل ؛ لأنه يتعين عليك خدمة أكثر من عميل فِيْ وقت واحد وتقسيم تركيزك لتحقيق احتياجاتهم.

إذا لم تكن لديك هذه المهارة، فلا تقلق ؛ لأنه يمكنك الحصول عليه باتباع التعليمات التالية

قم بعمل قائمة بالمهام المطلوبة منك وخطط للمهام فِيْ وقت مبكر.
حدد أولويات المهام المطلوبة منك.
اعمل على مهام متشابهة مع بعضها البعض.
تجنب المشتتات.
تفويض المهام للأشخاص المناسبين.
تحقق من عملك أولا.

6- مهارة خدمة العملاء

خدمة العملاء هِيْ إحدى الواجبات الأساسية لموظفِيْ الاستقبال فِيْ الفنادق والمؤسسات الأخرى ؛ لأنك بصفتك موظف استقبال، فأنت أول شخص يتعامل مع العميل وأنت وجه الشركة التي تعمل بها، لذلك عليك التحلي بالصبر والاستماع والإقناع.

عليك أن تعرف أن قدرتك على التمثيل أمام العميل ضرورية لأنه عليك التصرف بمرح حتى لو كانت مشاعرك عكس ذلك وستصادف عملاء يصعب إرضائهم.

عَنّْد خدمة عملائك، يمكنك استخدام مهارة علم الفراسة، “القدرة على قراءة الناس”. إذا كنت تعرف الحالة النفسية للعميل وتعرف ما يدور فِيْ ذهنه، يمكنك استخدام هذا لصالحك.

7- مهارات العمل المهنية

إنها مجموعة الصفات التي تحدد ما إذا كنت مناسبًا لوظيفة ما أم لا، ليس فقط لوظائف الاستقبال ولكن لجميع الوظائف ؛ لأن صاحب العمل يبحث باستمرار عَنّْ موظفِيْن لديهم هذه الصفات، بما فِيْ ذلك حب التعلم والعمل تحت الضغط والإبداع والقدرة على التغلب على الأزمات وإدارتها والقدرة على البحث والتحليل والمرونة وكونك شخصًا متعلمًا يجعلك مناسبًا للوظيفة .

تشمل الصفات المهنية الأخرى التي يجب أن يتمتع بها موظف استقبال الفندق، بصرف النظر عَنّْ موظفِيْ الاستقبال الآخرين فِيْ المؤسسات الأخرى، حب السفر والهدوء والأدب واللباقة فِيْ التعامل والقدرة على الاحتفاظ بالأسرار والانفتاح وقبول الآخرين.

8- المهارات التنظيمية

تتيح لك هذه المهارات تسهِيْل مهام موظف استقبال الفندق، لأن قدرتك على تنظيم مكان العمل والوقت والتخطيط الجيد للعمل يسمح لك بسهُولة وسرعة إنجاز المهام المطلوبة منك، ويتغاضى البعض عَنّْ أن مهارات التفويض جزء من القدرة التنظيمية . يجب أن تعرف الشخص المثالي