خطوات تنظيم الوقت
خطوات التوقيت
فقط لأنك مشغول دائمًا لا يعَنّْي أن لديك خطة جيدة لتنظيم وقتك، بل على العكس من ذلك، فإن خطوات إدارة الوقت الصحيحة هِيْ التي ستريحك من ضغط العمل وتراكَمْ شؤون الحياة والشعور بالحصول على أكثر من من كل شيء. الوقت الذي لا يمكنك فِيْه الراحة، لأن ضيق الوقت للراحة هُو علامة مهمة على الحاجة إلَّى وضع خطة. تنظيم الوقت، حيث يمكن أن تكون الخطوات الصحيحة لتنظيم الوقت كَمْا يلي
1- تحديد الأولويات
أول شيء تفعله عَنّْد إعداد خطوات إدارة الوقت هُو تحديد الأولويات التي تحتاج إلَّى القيام بها فِيْ أربع فئات
- بشكل عاجل
- مهمة
- هام، لكن ليس عاجلاً
- عاجل لكن غير مهم
أهم شيء يجب القيام به هُو إكَمْال المهام المهمة والعاجلة أولاً ثم إكَمْال المهام المتبقية لتجنب تكديس المهام.
عَنّْدما لا يتم إنجاز المهام بشكل صحيح، تبدأ المهام فِيْ الانتقال بين الفئات، مثل إهمال المهام المهمة، ولكنها ليست عاجلة، وتصبح مهمة وعاجلة، ويبدأ كل هذا فِيْ الضغط على أعصاب الشخص، مما يجعل الأمر مستحيلًا عليه. لإكَمْال أي من المهام.
2- تحديد الأهداف
من الممكن التبديل بين خطوة تحديد الأولويات وتحديد الهدف، لأن الوقت لا يمكن أن يبدأ إلا بعد إزالة الخطوتين معًا، لذلك عليك تحديد الأهداف التي تريد تحقيقها من أجل اختيار المهام التي تبدأ بها بالترتيب سيسمح لك بتحقيق الأهداف بشكل أسرع.
3- استخدام التكنولوجيا
دخلت التكنولوجيا فِيْ تفاصيل حياتنا بدقة شديدة لأن هناك أكثر من تطبيق يمكن اختياره لإنجاز مهمة معينة، وهذا ما نشير إليه بخطوة استخدام التكنولوجيا. يمكن استخدام التطبيقات المختلفة التي يدعمها الإنترنت للمساعدة فِيْ إكَمْال المهام.
مثل استخدام جدول النشاط، والتواصل المستمر مع فريق العمل من خلال مجموعات على مواقع التواصل الاجتماعي، بدلاً من إضاعة الوقت فِيْ عقد اجتماعي واقعي لمناقشة مسألة بسيطة، يمكن إجراء بعض المقابلات الوظيفِيْة على التطبيقات التي تستمع إلَّى محادثة مجموعات على الفِيْديو، ويتم ذلك فِيْ الوقت المناسب بدلاً من الذهاب إلَّى المكتب والمشي لمسافات طويلة لإجراء مقابلة مدتها 20 دقيقة.
4- الابتعاد عَنّْ المشتتات
عَنّْد إعداد خطوات إدارة الوقت، يجب أن تكون لديك القدرة على رفض الانحرافات، مهما كانت، لأنك قد تبدأ فِيْ قول لا لزملائك فِيْ النادي الذين يفضلون التسكع والبقاء لوقت متأخر، مما سيؤثر على نشاطك فِيْ اليوم التالي . قدرتك على إنجاز مهام أقل.
يمكنك أيضًا توفِيْر الطاقة التي تهدر من خلال تشتيت انتباهك فِيْ مهمة أخرى، وفِيْ حال كنت متفرغًا وغير ملتزم بمهمة عاجلة، يمكنك قضاء هذا الوقت فِيْ التأمل، أو أخذ قسط من الراحة، أو أخذ حمام دافئ، لأن الوقت المناسب لذلك. يتم تحديد الترفِيْه فِيْ خطوات تنظيم الوقت.
5- خصص وقتا للراحة
وضع خطة كاملة لإدارة الوقت دون أخذ وقت الراحة فِيْ الاعتبار يؤدي إلَّى نتائج سلبية، وهُو عكس الغرض من وضع خطة إدارة الوقت، حيث يمكن تقسيم الوقت إلَّى 30 أو 45 دقيقة، حسب إمكانية قضاء فترة كبيرة. عدد ساعات العمل دون توقف.
يأخذ فِيْ الاعتبار تخصيص وقت كافٍ للنوم لا يقل عَنّْ 7 ساعات فِيْ اليوم ولا يزيد عَنّْ 9 ساعات، بالإضافة إلَّى قضاء يوم للعائلة أو الأصدقاء أو الاستمتاع بالشكل المفضل لديك.
6- مساعدة الآخرين
هناك بعض المهام التي يمكن للآخرين استخدامها لتوفِيْر وقتهم، فِيْ حين أن هناك مهام أخرى لا يمكن القيام بها إلا من خلالك، حيث يمكن تدريب الآخرين على القيام بعملك الآخر، مما يزيل الضغط عَنّْك. يمكنك إكَمْال العمل المنوط بك بشكل أفضل. ومع ذلك، هذا اختياري لأن البعض يفضل القيام بكل ما هُو مطلوب منهم للقيام به بأنفسهم.
7- التركيز على جودة العمل
من الأخطاء التي يرتكبها أصحاب العمل إتمام المهام بسرعة دون التركيز على الجودة، حيث أن أهم شيء هُو إكَمْال عدد أكبر من المهام فِيْ وقت قصير، وإتمام المهام بالكامل حتى يتمكن صاحب العمل من إنهائها مرة واحدة ولأجل. كل شيء، وابدأ فِيْ التركيز على الآخرين.
ومع ذلك، إذا كان العمل رديء الجودة، فقد يرفضه العملاء ونحتاج إلَّى وقت إضافِيْ لإعادة العمل لإرضاء العميل.
8- تجنب التسويف
تكَمْن أهمية أداء خطوات تنظيم الوقت فِيْ القدرة على أداء الخطوات فِيْ الأوقات المخصصة لها دون تأخير وكسل، أو تأجيل العمل إلَّى وقت آخر، لأنه ليس من المناسب تنظيم الوقت، لأن وقتًا آخر هُو وقت معين. لعمل آخر.
9- تنظيم مكان العمل
يمكن أن يحفزك تنظيم المكتب الذي تعمل فِيْه على تنظيم وقتك أكثر من العمل فِيْ مكتب فوضوي. يعمل المكتب المنظم أيضًا على توفِيْر مناخ مناسب للعمل المركز وزيادة الإنتاجية بسبب عدم وجود أي شيء يتسبب فِيْ تشتيت انتباه المرء.
أهمية إدارة الوقت
يمكن للرئيس أو أي شخص لديه العديد من المسؤوليات الاستفادة من تنظيم وقته من خلال استكَمْال عدد المهام المطلوبة منه بإعطاء كل مهمة فترة زمنية معقولة، ويمكن أن يجلب أيضًا العديد من الفوائد، بما فِيْ ذلك ما يلي
- بعيدًا عَنّْ التوتر ضغوط المهام المراد إنجازها تؤثر عليك